IZBORNIK

Ured bez papira

SADRŽAJ

Zašto inicijativa?

Angažman Quantum Consultinga

Vrijednosti za CARNET

Mišljenje CARNET tima

CARNET

Hrvatska akademska i istraživačka mreža – CARNET javna je ustanova koja djeluje u sklopu Ministarstva znanosti, obrazovanja i mladih u području digitalne tehnologije i njezine primjene u obrazovanju.

Zašto inicijativa?

CARNET želi poduzeti inicijativu za unapređenje efikasnosti poslovnih procesa. Ideja inicijative je da se poslovanje putem dokumenata na papiru, transformira na način u kojem će papirnati dokumenti biti zamijenjeni dokumentima u digitalnom formatu.

Glavni ciljevi koje se će se realizacijom inicijative ostvariti:

  • podizanje učinkovitosti operativnog poslovanja,
  • pojednostavljenje i/ili automatizacija manualnih aktivnosti u procesu i smanjenje vremena potrebnog za njihovo izvršenje,
  • sniženje operativnih troškova – smanjenje ukupnog broja sati ljudskog rada potrebnog za pronalaženje obradu, primanje, dostavu i arhiviranje dokumenata,
  • sniženje troškova za uredski papir, pisače, tonere, tinte i održavanje pisača.

Prije odluke da li pokrenuti realizaciju, CARNET želi izraditi dokument koji će dati odgovore na pitanja:

  • koji procesi i aplikacije će biti obuhvaćeni inicijativom,
  • kako treba promijeniti procese i koje nove funkcionalnosti treba dodati aplikacijama,
  • kako sve to integrirati s drugim aplikacijama u uporabi u CARNET-u,
  • koji dokumenti smiju, a koji ne smiju biti zamijenjeni digitalnim formatom,
  • koliko je projekt opsežan, koliko će trajati realizacija i koliki će biti trošak implementacije?

Odgovori na prethodna pitanja biti će osnova za donošenje odluke da li, ili ne pokrenuti projekt.

Analiza znanja potrebnih za kvalitetnu izradu dokumentacije za pripremu projekta „Ured bez papira“, rezultirala je zaključkom da u CARNET-u ne postoje potrebna znanja, stoga je potrebno angažirati vanjskog dobavljača specijaliziranog za pripremu dokumentacije za izvođenje projekata digitalne transformacije poslovanja.

Angažman Quantum Consultinga

Za izradu dokumentacije angažiran je Quantum Consulting tvrtka specijalizirana za pružanje usluga pripreme dokumentacije te vođenje i nadzor projekata digitalne transformacije poslovanja.

Stručnjaci Quantum Consultinga izvršili su analizu procesa i aplikacija u CARNET-u, te izradili dokument u kojem su dani:

  • dijagrami sadašnjeg i budućeg (izmijenjenog) stanja procesa,
  • opisani su zahtjevi na nove funkcionalnosti aplikacija,
  • definirana je detaljna specifikacije za razvoj nove aplikacije, koja će omogućiti poslovanje bez papira za sve procese u CARNET-u
  • definirani su načini/tipovi povezivanja s aplikacijama u uporabi.

Djelatnici Quantum Consultinga izradili su dokument sukladno TOGAF i ArchiMate standardima uz uporabu BOC Group ADOIT platforme. Izrađeni dokument je cjelovit i visoke kvalitete, izrađen je bez kašnjenja, potpuno u skladu s terminskim planom i ugovorom.

Vrijednosti za CARNET

Izrada dokumenta donijela je slijedeće vrijednosti CARNET-u:

  • sadržaj dokumenta omogućio je donošenje odluke o isplativosti/pokretanja projekta
  • sadržaj dokumenta je odlična podloga za izradu tehničke specifikacije za raspisivanje natječaja za odabir izvođača, te zahtjeva koje izvođač treba ispuniti pri realizaciji projekta
  • izrađeni dokument opisuje vrlo precizno buduće procese CARNET-a, tako da je bilo moguće verificirati kvalitetu budućeg poslovanja i prije samog izvršenja projekta, te imati sigurnost u potpuno postizanje definiranih ciljeva inicijative
  • cjelovito opisani procesi (dijagrami budućih procesa) i precizno definirani zahtjevi na aplikacije (koje će podržavati definirane procese), doprinijeti će visokoj kvaliteti digitalne transformacije poslovanja
  • realizacijom inicijative biti će postignuto sniženje troška i podizanje učinkovitosti operativnog poslovanja zbog sniženje troškova za uredski papir, pisače, tonere, tinte i održavanje pisača, te značajno smanjenje vremena potrebnog za: pronalaženje, obradu, primanje, dostavu i arhiviranje dokumenata.

Mišljenje CARNET tima

Ekspertiza djelatnika Quantum Consultinga, rezultirala je izradom dokumenta koji će CARNET-u omogućiti visoko kvalitetnu digitalnu transformaciju, u potpunosti sukladnu zahtjevima i ciljevima inicijative „Ured bez papira“.

Prijava za primanje Quantum Consulting novosti e-poštom